Wat is spraakgestuurd rapporteren in de zorg?

Zorgmedewerkers zijn dagelijks vrij veel tijd kwijt aan het rapporteren van de behandelingen in het elektronisch cliënten- of patiëntendossier. Vaak worden de gegevens gedurende de dag verzameld om aan het einde van de dag in een keer vast te leggen. Een administratieve handeling die veel tijd kost, tijd die niet aan de zorg wordt besteed.

Met spraakgestuurd rapporteren, dat ook wel speech-to-text of spraaksturing wordt genoemd, spreken zorgmedewerkers hun rapportages in, in plaats van dat zij deze moeten overtypen. Dit kunnen zij direct doen na het verlenen van de zorg, dus nog bij of samen met de cliënt of patiënt, of onderweg naar een nieuwe afspraak. Zo hoeven zorgmedewerkers die spraakgestuurd rapporteren niet langer met allerlei losse briefjes te werken die zij pas aan het einde van de werkdag op de laptop of computer kunnen invoeren.

Hoe werkt spraakgestuurd rapporteren?

Om spraakgestuurd te rapporteren moet de software natuurlijk wel beschikbaar zijn binnen jouw zorgorganisatie. De speciale spraaksoftware wordt geïntegreerd in het ECD op EPD of is gekoppeld aan een app op een mobiel device,  zoals de ZorgApp van CareConnections.

Als spraakgestuurd rapporteren wordt aangeboden, is er een knop met een microfoontje zichtbaar in het dossier. De spraaksoftware wordt geactiveerd als je op dit microfoontje klikt of drukt, waarna je gelijk kunt beginnen met inspreken. Je hoeft niet bang te zijn dat je iedere keer je eigen stem terug hoort, in het scherm zie je direct jouw ingesproken woorden als tekst verschijnen.

Bij een goede spraaksoftware hoef je zelf niet meer op de spelling of interpunctie te letten. In het beste geval werk je met een spraakoplossing die domeinspecifieke modellen heeft, zoals de software in de zorg die is uitgebreid met een medisch woordenboek. Hierdoor is de World Error Rate (WER), het percentage dat de foutmarge aangeeft, een stuk lager, maximaal 10%. En dat is een stuk lager dan andere, generieke, spraaksoftware.

Het medisch woordenboek is verrijkt met woorden voor behandelingen en medicaties die gebruikt worden in dat specifieke domein. Bijvoorbeeld gehandicaptenzorg, ouderenzorg of jeugdzorg. Een goede spraakoplossing verrijkt dit taalmodel ook nog met specifieke organisatiewoorden, zoals bijvoorbeeld de namen van afdelingen. Zodoende is de spraakoplossing optimaal geschikt gemaakt voor alle zorginstellingen die hiermee werken.  

Voordelen van spraakgestuurd rapporteren

Tijdsbesparing en vermindering administratieve lasten zorgmedewerkers

Het grote voordeel van spraakgestuurd rapporteren is dat je dit gelijk bij of zelfs met de cliënt kunt doen. Zorgmedewerkers hoeven na hun werkdag dus niet meer achter de laptop alle rapportages van die dag in te typen. Als je samen met de cliënt of patiënt de rapportage inspreekt, krijgt deze ook meer inzicht in wat er over hem of haar wordt gerapporteerd. Verschillende pilots en onderzoeken hebben uitgewezen dat verplegenden en verzorgenden, door direct na het verlenen van de zorg via spraak te rapporteren, maar liefst 30% tijd kunnen besparen. In het artikel van Actiz lees je meer.

Spraaksturing vermindert dus de administratieve lasten en verhoogt de productiviteit van de medewerker. En omdat zorgmedewerkers niet meer hoeven te wachten tot het einde van de werkdag voordat zij de rapportages kunnen bijwerken, zijn de rapportages via spraaksturing ook minder foutgevoelig en accurater.

Duurzame inzetbaarheid zorgmedewerkers

Een ander groot voordeel van spraakgestuurd rapporteren is dat dit bijdraagt aan de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. Dit voordeel is nog onderbelicht bij veel spraaksoftwareleveranciers, maar levert wel degelijk een enorme meerwaarde op voor zowel zorgmedewerkers als de zorginstelling waar zij werken.

Met goede spraaksoftware kunnen bijvoorbeeld medewerkers die minder taalvaardig zijn of dyslexie hebben beter ondersteund worden. Zij hoeven geen lastige medische terminologie of medicijnnamen op te schrijven, maar spreken ze in en de spraaksoftware zet deze in de rapportage op de juiste manier om in tekst. Maar ook mensen met uitvalsklachten zoals bijvoorbeeld RSI zijn geholpen met spraakgestuurd rapporteren. Omdat zij hun rapportages niet meer hoeven te typen, kunnen zij door te werken met spraaksturing sneller weer aan het werk. Dit levert niet alleen tijdvoordeel op, maar vergroot het werkgemak en werkplezier van deze medewerkers. Kortom, spraakgestuurd rapporteren is niet alleen simpel, maar bespaart de zorgmedewerker ook kostbare tijd en vergroot het werkplezier!